Digitale Arbeitszeiterfassung

In geoCapture wird für die tägliche Sollarbeitszeit ein Zeitmodell angelegt. Dieses kann für gewerbliche Mitarbeiter, Azubis, kaufmännische Mitarbeiter, Aushilfen oder Reinigungskräfte unterschiedlich sein. Außerdem können Rundungen der Arbeitszeit oder Pausen festgelegt werden. Ebenso werden im Zeitmodell flexible Regeln für Fahrzeiten und Rüstzeiten hinterlegt.

Am Ende des Tages sehen Sie über die Ist-Zeiten, wer seine Arbeitszeit erfüllt hat oder welcher Mitarbeiter mehr oder weniger gearbeitet hat. Vor allem in der Baubranche gibt es saisonal unterschiedliche Arbeitszeiten. In geoCapture können Sie unterschiedliche Arbeitszeiten für Sommer und Winter hinterlegen.

Jeder Tätigkeit, wie Arbeiten, Fahren oder Rüsten wird eine Lohnart zugeordnet, die an das Lohnprogramm übergeben wird. Sie legen dieselben Lohnarten wie im Programm zur Lohnabrechnung an. Durch die Schnittstellen zu den unterschiedlichen Lohnprogrammen wie z.B. DATEV vereinfacht geoCapture Ihre Lohnabrechnung enorm. Manuelle Eingaben oder Berechnungen für Zulagen gehören der Vergangenheit an.

Durch individuell hinterlegte Fahrtenregeln, kann geoCapture an Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Die Fahrzeit wird über das Fahrzeug automatisch ermittelt und in den Arbeitszeiten angezeigt.

Durch das Hinterlegen von eigenen Fahrtenregeln legen Sie fest, ob Fahrten bezahlt werden oder von der Arbeitszeit abgezogen werden. Sie können die Fahrzeiten zu jedem Ihrer Projekte nachvollziehen und entsprechend abrechnen.

Durch die Verknüpfung von Fahrzeug und Mitarbeiter erkennt geoCapture Fahrzeiten, Einsatzorte und Übernachtungen automatisch. So werden Lohnarten ermittelt, die über die Schnittstellen zu den verschiedenen Lohnprogrammen wie z.B. DATEV übertragen werden.

Die Prüfung und Buchung von Spesen und Zulagen ist viel Aufwand für Ihre Lohnbuchhaltung. Mit geoCapture sparen Sie sich diese Arbeit. Sie hinterlegen Buchungsregeln für alle Arten von Spesen oder Zulagen, die in Ihrem Unternehmen gezahlt werden. Mit einem Knopfdruck werden alle Bedingungen geprüft und automatisch gebucht.

Durch die Verknüpfung von Fahrzeug und Mitarbeiter ermittelt geoCapture Fahrzeiten, Einsatzorte und Übernachtungen automatisch.

In der Regel sind Zulagen in der Betriebsvereinbarung, im Tarifvertrag oder im Arbeitsvertrag geregelt und müssen nicht vom Mitarbeiter beantragt werden. Bei Ausnahmen stellen Ihre Mitarbeiter die Anträge auf Zulagen komplett digital über die geoCapture App. Auch die Genehmigung erfolgt digital.

Zeitmodelle enthalten zahlreiche Einstellungen für die Soll-Arbeitszeiten. Tages- oder Wochenarbeitszeiten können eingestellt werden. Ebenso wird der Pausenabzug definiert. Über Rundungsregeln kann erreicht werden, dass die Regeln für Arbeitsbeginn und Arbeitsende von den Mitarbeitern eingehalten werden.

In der Zeiterfassung von geoCapture können unterschiedliche Zeitmodelle z.B. für saisonal unterschiedliche Arbeitszeiten nach Datum verwendet werden. Sind Zeitmodelle und Zeitplan einmal definiert, funktioniert der Wechsel zwischen Sommer- und Winterarbeitszeit völlig automatisch.

Über die Zeitmodelle der Zeiterfassung wird auch die Fahrzeiterkennung und Abrechnung der Fahrer und Beifahrer gesteuert. Stempelt der Mitarbeiter in einem Fahrzeug, ermittelt der eingebaute GPS-Sender die Fahrzeit und die Entfernung von und zur Baustelle.

Die Zeiterfassung berechnet zuverlässig den Resturlaub für alle Mitarbeiter. Der Urlaubsanspruch wird im Personalstamm erfasst. Der Mitarbeiter kann über die App sein Urlaubskonto einsehen.

Im Bau Lohn wird häufig der monatliche Urlaubsanspruch anstelle des Jahresurlaubes gebucht. Ebenso gibt es die SOKA-Bau, die abgerechnet werden muss. Beide Besonderheiten unterstützt die Zeiterfassung von geoCapture.

Auf den Zeitkonten wird der aktuelle Bestand an Überstunden je Mitarbeiter geführt. Die Überstunden werden auf Grund der Regelarbeitszeit und der gearbeiteten Stunden ermittelt und über den Monatsabschluss auf das Stundenkonto gebucht. Je Mitarbeiter können Regeln festgelegt werden, wie mit den Überstunden verfahren werden soll.

Für jedes Arbeitszeitmodell können Pausenregeln hinterlegt werden. Sie können die Dauer, die genaue Uhrzeit der Pause oder die Mindestarbeitszeit bis zur Pause festlegen. Der Mitarbeiter muss nur seine Arbeitszeit im Fahrzeug, am Wandterminal oder per App stempeln. Pausenzeiten müssen nicht von den Mitarbeitern erfasst werden.

Ihre Mitarbeiter können die Pausen auch weiterhin selbstständig im Fahrzeug, am Wandterminal oder per App stempeln. Werden Pausen zu unterschiedlichen Zeiten genommen, ist das Stempeln der Pause sinnvoller. So werden die Pausenzeiten minutengenau berechnet.

Der Fehltagekalender der Zeiterfassung ersetzt den klassischen Urlaubsplaner an der Wand. Sämtliche Fehltage wie Urlaub, Krankheit, Schlechtwetter usw. werden einfach markiert und eingetragen. Die zentrale Speicherung der Daten ermöglicht den Abruf des Kalenders in jedem Web-Browser. So sieht jeder Benutzer immer die aktuelle Version.

Feiertage werden automatisch ermittelt, Schulferien können angezeigt werden, besondere Firmentermine oder Urlaubssperren können ebenfalls geplant werden. Über die Kalenderfreigabe kann der Urlaubsplaner direkt in Outlook oder auf dem Smartphone angezeigt werden. So sind Sie immer im Bilde, wer gerade Urlaub hat. Auch Firmenjubiläen und Geburtstage können im Terminkalender dargestellt werden.

Die App für die Zeiterfassung bietet dem Mitarbeiter die Möglichkeit, unterschiedlichste Anträge zu stellen:

• Urlaub
• Stundenabbau
• Spesen/Zulagen (frei definierbar
• Vergessene Stempelungen

Offene Anträge und später auch genehmigte Anträge werden direkt im Fehltagekalender angezeigt, so dass auch die Anträge der Kollegen bei der Bearbeitung Berücksichtigung finden.

Ist ein Antrag fertig bearbeitet, erhält der Mitarbeiter eine Nachricht per E-Mail, SMS oder WhatsApp.

Stellt der Mitarbeiter einen Antrag auf Urlaub, so wird ihm bei der Antragsstellung bereits der aktuelle Kontostand angezeigt. Das System prüft, ob ausreichend Urlaub für den Antrag vorhanden ist. Dabei werden auch künftige Urlaubsansprüche, offene Anträge oder genehmigte Anträge berücksichtigt. Ebenso verfährt das System mit Anträgen zu Stundenabbau.

Im Sommer herrscht im Baugewerbe Hochkonjunktur. In dieser Zeit können die Mitarbeiter Überstunden auf ihrem Arbeitszeitkonto sammeln, um sie dann in der Winterzeit einzusetzen. Durch das Sammeln der Überstunden kann meist auch eine längere Zeit des witterungsbedingten Arbeitsausfalls überbrückt werden. Erst, wenn alle Stunden aus dem Arbeitszeitkonto aufgebraucht sind, wird das Saison-Kurzarbeitergeld ausgezahlt.

Im praktischen Fehlzeitenkalender können Sie Schlechtwetterzeiten einfach hinterlegen. Diese können für einzelne Mitarbeiter oder direkt für eine Abteilung eingetragen werden. Auch den Zeitraum und die Dauer der Schlechtwetterzeit können Sie flexibel eintragen. Arbeiten Ihre Mitarbeiter morgens noch auf der Baustelle und müssen mittags wegen Regen pausieren, dann hinterlegen Sie einen halben Tag oder eine bestimmte Anzahl an Stunden Schlechtwetter im Fehlzeitenkalender.

Unsere Server stehen in einem sicheren Rechenzentrum bei einem der größten Anbieter in Deutschland. Somit lagern Ihre Daten unter den strengen Vorschriften der DSGVO. Ständige Datensicherungen und Spiegelung der Daten an unterschiedlichen Orten sorgen für weitere Sicherheit. Natürlich werden alle Daten verschlüsselt übertragen. Auch Ihre Kennwörter und Zugangsdaten liegen verschlüsselt in den Datenbanken.

Für den Laien scheint die DSGVO ein undurchsichtiges Gewirr an Vorschriften und Paragraphen. Lassen Sie sich davon nicht abschrecken. Wir liefern Ihnen zahlreiche kostenlose Vordrucke. So sind Sie rechtlich beim Datenschutz auf der richtigen Seite.

• Erklärung des Mitarbeiters
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Auf Grundlage eines Urteils des Europäischen Gerichtshofes ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, ein Zeiterfassungssystem für seine Beschäftigten einzurichten. Nur dadurch kann nachgewiesen werden, ob die geleisteten Stunden über die Normalzeit hinausgehen und ob Pausenzeiten eingehalten werden. Außerdem dient es als Grundlage für eine faire Vergütung der Arbeitszeiten.

Ein Fall vom Arbeitsgericht Emden zeigt, dass ein System zur Arbeitszeiterfassung nur Vorteile hat. Ein Bauarbeiter konnte anhand von täglichen Stundenrapporten nachweisen, dass er in dem Zeitraum Oktober und November 2018 insgesamt 195 Stunden gearbeitet hat. Sein Arbeitgeber wollte diese Rapporte jedoch nicht anerkennen und zahlte dem Bauarbeiter nur 180 Arbeitsstunden. Wenig später kam dieser Fall vor das Arbeitsgericht.

Im Rahmen der Verhandlung verwies der Arbeitgeber auf ein Bautagebuch, in dem alle Arbeitsstunden eingetragen werden. Der Angestellte selber habe gemeinsam mit anderen Mitarbeitern dieses Baustellentagebuch geführt. Das Gericht entschied zu Gunsten des Bauarbeiters. Sein Arbeitgeber wurde dazu verurteilt, ihm weitere 15 Arbeitsstunden zu bezahlen.

Nutzen Sie geoCapture in Ihrem Unternehmen, werden all Ihre Daten bei geoCapture direkt gespeichert. Auf Ihren Endgeräten, wie Smartphone, Tablet oder Computer muss keine Software installiert werden.

Auf Ihrem PC oder Smartphone werden keine Daten zur Zeiterfassung gespeichert. Ihre Daten werden sicher auf den Servern von geoCapture abgelegt. Sie benötigen keine eigenen Server und haben keinen Aufwand für Installationen, Updates oder Backups. Sie haben von überall Zugriff auf Ihre Daten und können auch mit beliebig vielen Benutzern gleichzeitig im System arbeiten. Weil die Zeiterfassung von geoCapture zu 100% in der Cloud läuft, können Sie ohne Probleme überall auf der Welt stempeln.