Elektronisches Fahrtenbuch per GPS-Ortung

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Digitaler Nachweis für das Finanzamt

Die GPS-Ortungssysteme von geoCapture beinhalten die Funktion eines GPS-Fahrtenbuchs: Damit wird das Führen von Fahrtenbüchern zum Kinderspiel!

In vielen Unternehmen werden heute Fahrtenbücher gepflegt. Eine lästige und zeitraubende Arbeit, die oft vergessen wird. Das führt vor allem beim Fahrtenbuch für das Finanzamt zu nicht unerheblichen Problemen. Mit einem elektronischen Fahrtenbuch von geoCapture gehört das aufwendige Führen eines handschriftlichen Fahrtenbuches der Vergangenheit an und auch Ihr Finanzamt wird sich freuen.

Schluss mit handschriftlichen Fahrtenbüchern

Vor allem an das Fahrtenbuch für das Finanzamt werden rechtlich hohe Anforderungen gestellt, die mit geoCapture erfüllt werden können. So muss ein Fahrtenbuch bei dienstlicher Nutzung laut Finanzamt in der Regel mindestens folgende Angaben enthalten:

Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit
Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute
Reisezweck

Ihr Finanzamt kann abweichende Anforderungen an das Fahrtenbuch stellen. Bitte informieren Sie sich dazu vorab bei Ihrem Finanzamt.

Mit einem elektronischen Fahrtenbuch lassen sich alle nötigen Angaben automatisch vornehmen. Außerdem erkennt geoCapture sich wiederholende Fahrten und kann somit eine automatische Kategorisierung vornehmen. Das spart sehr viel Zeit und Arbeit.

Folgende Fahrtenbücher werden von unserer Software unterstützt:

Fahrtenbuch für das Finanzamt (1% Regelung)
Fahrtenbuch für das Straßenverkehrsamt
Fahrtenbuch für Pool-Fahrzeuge

Bei wechselnden Fahrern kann die Fahrererkennung über iButton oder RFID-Schlüssel genutzt werden.

Alle gesetzlichen Anforderungen an ein Fahrtenbuch sind durch geoCapture erfüllt:

zeitnahe und fortlaufende Dokumentation
Schutz gegen Manipulation
Dokumentation von Änderungen
Speicherung auf externen Servern

Vorteile des elektronischen Fahrtenbuchs von geoCapture

genaue Eintragung der Fahrten

Zeit- und Geldersparnis

einfache und schnelle Bedienung

Fahrten lassen sich per App klassifizieren

Fahrererkennung per iButton oder RFID-Schlüssel

Einbau eines Schalters für Privatfahrten

häufig gefahrene Strecken werden gespeichert und kategorisiert

GPS-Sender mit integrierter Fahrtenbuch-Funktion

geoCapture bietet verschiedene GPS-Sender zur Ortung Ihrer PKW-, LKW- oder Baumaschinen-Flotte an.

Für das elektronische Fahrtenbuch übermittelt der GPS-Sender die aktuelle Position an geoCapture, woraus die Fahrten ermittelt werden. Diese werden in der Regel automatisch als private oder dienstliche Fahrt sowie als Arbeitsweg eingestuft. Wenn eine automatische Klassifizierung nicht möglich ist, erfolgt diese über das geoCapture-Portal oder die App. Diese Art der Zuordnung muss laut Finanzamt innerhalb von sieben Tagen geschehen.

Setzen Sie für ein Fahrzeug mehrere Fahrer ein, empfehlen wir die Verwendung von unseren iButton oder RFID-Fahrerschlüsseln, mit dem er sich vor Fahrtantritt anmeldet. Nutzen Sie einen PKW sowohl beruflich als auch privat, bauen wir Ihnen einen Schalter ein, mit dem Sie zwischen privaten und geschäftlichen Fahrten wechseln können. Denn bei der privaten Nutzung genügt die Angabe der jeweils gefahrenen Kilometer.

Elektronisches Fahrtenbuch am Smartphone verwalten

geoCapture bietet die Lösung zum Führen von Fahrtenbüchern für das Finanzamt. Damit das Finanzamt das Fahrtenbuch anerkennt, müssen Fahrten entsprechend in Privat, Anfahrt oder geschäftlich klassifiziert werden.

Damit das zuverlässig und zeitnah erfolgen kann, steht Ihnen die Fahrtenbuch-App zur Verfügung. Diese App funktioniert sowohl auf Android als auch auf iPhone.

Mit der Fahrtenbuch App klassifizieren Sie Ihre Fahrten ganz komfortabel auf dem Smartphone in Privat, Arbeitsweg oder geschäftlich. Von zuhause, im Hotel oder wo immer Sie möchten.

Das Finanzamt fährt mit

Findet der Finanzbeamte Fehler in Ihrem Fahrtenbuch, kann das teuer werden. Denn der zu versteuernde Betrag für die Privatnutzung des Firmenwagens und für die Strecke zwischen Wohnsitz und Betrieb wird dann entweder nach der 1%-Regelung ermittelt oder aber bei einer unterstellten betrieblichen Nutzung von weniger als 50% geschätzt. In beiden Fällen kommt es zu hohen Steuernachzahlungen. Mit dem elektronischen Fahrtenbuch von geoCapture werden Fehler vermieden und alle Daten sind immer korrekt. GPS-Sender im Fahrzeug ermitteln die gefahrenen Strecken auf den Kilometer genau und übertragen diese dann an das System von geoCapture. Von hier aus können Sie Ihre Daten exportieren und an das Finanzamt weitergeben.