REJESTROWANIE CZASU PRACY W FORMIE DIGITALNEJ

W geoCapture tworzony jest model czasowy dla dziennego planowanego czasu pracy. Inaczej może być w przypadku pracowników przemysłowych, uczniów, pracowników tymczasowych czy personelu sprzątającego. Dodatkowo można zdefiniować zaokrąglanie czasu pracy lub przerw. W modelu czasowym zapisane są również uniwersalne reguły dotyczące czasów jazdy oraz czasów przezbrojenia.

Na koniec dnia można zobaczyć poprzez rzeczywiste czasy, kto zakończył swój czas pracy lub który pracownik przepracował więcej lub mniej. Szczególnie w branży budowlanej występują sezonowe różnice w czasie pracy. W geoCapture można zapisać różne czasy pracy dla lata i zimy.

Każdej czynności, takiej jak praca, jazda czy ustawianie, przypisany jest typ płacy, który przekazywany jest do programu płacowego. Tworzysz takie same typy płac jak w programie płacowym. Dzięki interfejsom do różnych programów płacowych, takich jak DATEV, geoCapture bardzo upraszcza rozliczanie płac. Ręczne wpisy lub obliczenia dotyczące dodatków należą do przeszłości.

Dzięki indywidualnie zapisanym zasadom jazdy, geoCapture można dostosować do swoich potrzeb. Czas jazdy jest automatycznie określany przez pojazd i wyświetlany w czasach pracy.

Przechowując własne zasady jazdy, określasz, czy przejazdy są płatne, czy odliczane od czasu pracy. Możesz śledzić czasy jazdy dla każdego ze swoich projektów i odpowiednio je fakturować.

Poprzez powiązanie pojazdu i pracownika, geoCapture automatycznie rozpoznaje czas jazdy, miejsca pracy i noclegów. W ten sposób określane są rodzaje płac, które za pośrednictwem interfejsów przekazywane są do różnych programów płacowych, takich jak DATEV.

Sprawdzanie i księgowanie wydatków i dodatków to dużo pracy dla działu płac. Dzięki geoCapture oszczędzasz sobie tej pracy. Przechowujesz zasady księgowania dla wszystkich rodzajów wydatków lub dodatków wypłacanych w Twojej firmie. Po naciśnięciu przycisku wszystkie warunki są sprawdzane i automatycznie księgowane.

Poprzez powiązanie pojazdu i pracownika, geoCapture automatycznie określa czas jazdy, miejsca pracy i noclegów.

Z reguły dodatki są regulowane w porozumieniu zakładowym, układzie zbiorowym lub umowie o pracę i nie muszą być przedmiotem wniosku pracownika. W przypadku wyjątków Twoi pracownicy składają wnioski o dodatki całkowicie digitalnie za pośrednictwem aplikacji geoCapture. Zatwierdzanie odbywa się również digitalnie.

Modele czasowe zawierają liczne ustawienia docelowych czasów pracy. Można ustawić dzienny lub tygodniowy czas pracy. Określono również potrącanie przerw w pracy. Reguły zaokrąglania mogą być stosowane w celu zapewnienia przestrzegania przez pracowników zasad dotyczących rozpoczęcia i zakończenia pracy.

W rejestracji czasu w geoCapture można stosować różne modele czasu, np. dla sezonowo różnych czasów pracy według daty. Po zdefiniowaniu modeli czasowych i harmonogramów, zmiana pomiędzy letnim i zimowym czasem pracy działa całkowicie automatycznie.

Rozpoznawanie i rozliczanie czasu jazdy kierowców i współkierowców jest również sterowane poprzez modele czasowe rejestracji czasu pracy. Gdy pracownik stempluje w pojeździe, wbudowany nadajnik GPS określa czas jazdy i odległość do i z placu budowy.

System rejestracji czasu pracy oblicza pozostały urlop dla wszystkich pracowników. Prawo do urlopu jest zapisywane w bazie danych osobowych. Pracownik może przeglądać swoje konto urlopowe za pośrednictwem aplikacji.

W wynagrodzeniu za pracę w budownictwie często zamiast urlopu rocznego księguje się urlop miesięczny. Podobnie jest z firmą SOKA-Bau, z którą należy się rozliczyć. Obie funkcje specjalne są obsługiwane przez rejestrację czasu pracy w geoCapture.

Bieżący zapas godzin nadliczbowych przypadających na pracownika prowadzony jest na kontach czasu pracy. Godziny nadliczbowe ustala się na podstawie normalnego czasu pracy oraz godzin przepracowanych i księguje na koncie godzin poprzez rozliczenie miesiąca. Dla każdego pracownika można zdefiniować reguły dotyczące sposobu postępowania z nadgodzinami.

Reguły przerw mogą być przechowywane dla każdego modelu czasu pracy. Można zdefiniować czas trwania, dokładny czas przerwy lub minimalny czas pracy do przerwy. Pracownik musi tylko w pojeździe, na terminalu ściennym lub przez aplikację stemplować. Przerwy nie muszą być zapisywane przez pracowników.

Twoi pracownicy mogą nadal samodzielnie stemplować w pojeździe, na terminalu ściennym lub za pośrednictwem aplikacji. Jeśli przerwy są robione w różnym czasie, stemplowanie przerwy ma większy sens. W ten sposób czasy przerw są obliczane z dokładnością do minuty.

Kalendarz nieobecności zapisu czasu zastępuje na ścianie klasyczny planer wakacyjny. Wszystkie dni nieobecności takie jak urlop, choroba, zła pogoda itp. wystarczy zaznaczyć i wpisać. Centralne przechowywanie danych pozwala na wywołanie kalendarza w dowolnej przeglądarce internetowej. Dzięki temu każdy użytkownik zawsze widzi aktualną wersję.

Święta państwowe są określane automatycznie, można wyświetlić wakacje, zaplanować specjalne terminy firmowe lub blokady urlopowe. Poprzez udostępnianie kalendarza, planer urlopowy może być wyświetlany bezpośrednio w Outlooku lub na smartfonie. W ten sposób zawsze jesteś na bieżąco z tym, kto aktualnie przebywa na urlopie. Urodziny i rocznice firmy mogą być również wyświetlane w kalendarzu.

Aplikacja do rejestracji czasu pracy oferuje pracownikowi możliwość składania różnorodnych wniosków:

• Urlop
• Zmniejszenie liczby godzin
• Wydatki/dodatki (dowolnie definiowane)
• Zapomniane stemplowania

Otwarte wnioski, a później również zatwierdzone wnioski są wyświetlane bezpośrednio w kalendarzu nieobecności, dzięki czemu wnioski współpracowników są również brane pod uwagę podczas przetwarzania.

Po przetworzeniu wniosku pracownik otrzymuje wiadomość za pośrednictwem e-maila, SMS-a lub WhatsApp.

Jeśli pracownik składa wniosek o urlop, to w momencie składania wniosku wyświetlany jest już aktualny stan konta. System sprawdza, czy jest wystarczająca ilość urlopu dla danego wniosku. Pod uwagę brane są również przyszłe uprawnienia do urlopu, otwarte wnioski lub zatwierdzone wnioski. System zajmuje się również wnioskami o zmniejszenie liczby godzin.

Lato to pracowity okres w branży budowlanej. W tym czasie pracownicy mogą gromadzić na swoich kontach czasu pracy nadgodziny do wykorzystania w okresie zimowym. Kumulując nadgodziny, zwykle można zniwelować dłuższy okres nieobecności w pracy spowodowany warunkami atmosferycznymi. Sezonowy dodatek za skrócony czas pracy wypłacany jest dopiero po wykorzystaniu wszystkich godzin z konta czasu pracy.

W praktycznym kalendarzu nieobecności można łatwo zapisać okresy złej pogody. Można je wprowadzić dla poszczególnych pracowników lub bezpośrednio dla działu. Można również wprowadzić okres i czas trwania złej pogody. Jeśli Twoi pracownicy jeszcze rano pracują na budowie, a w południe muszą zrobić sobie przerwę z powodu deszczu, możesz wpisać do kalendarza nieobecności pół dnia lub określoną liczbę godzin złej pogody.

Nasze serwery znajdują się w bezpiecznym centrum danych u jednego z największych dostawców w Niemczech. Oznacza to, że Twoje dane są przechowywane zgodnie z przepisami RODO. Stałe kopie zapasowe danych oraz ich kopie w różnych lokalizacjach zapewniają dalsze bezpieczeństwo. Oczywiście wszystkie dane przesyłane są w formie zaszyfrowanej. Twoje hasła i dane dostępowe są również zaszyfrowane w bazach danych.

Dla laika RODO wydaje się być nieprzejrzystą plątaniną przepisów i paragrafów. Nie pozwól, by to cię zniechęciło. Udostępniamy liczne darmowe formularze. W ten sposób jesteś prawnie po właściwej stronie, jeśli chodzi o ochronę danych.

• Oświadczenie pracownika
• Arkusz informacyjny
• Umowa o dzieło
• Ocena wpływu ochrony danych

Po podpisaniu umowy automatycznie otrzymujesz naszą umowę na przechowywanie danych o zleceniu. Ponownie, wszystko co musisz zrobić to podpisać - i gotowe.

Jeśli używasz geoCapture w swojej firmie, wszystkie Twoje dane są przechowywane bezpośrednio w geoCapture. Na urządzeniach końcowych, takich jak smartfon, tablet czy komputer, nie trzeba instalować żadnego oprogramowania.

Na komputerze lub smartfonie nie są zapisywane żadne dane dotyczące rejestracji czasu pracy. Twoje dane są bezpiecznie przechowywane na serwerach firmy geoCapture. Nie potrzebujesz własnego serwera i nie masz żadnego wysiłku związanego z instalacjami, aktualizacjami czy kopiami zapasowymi. Masz dostęp do swoich danych z dowolnego miejsca, a także możesz pracować w systemie z dowolną liczbą użytkowników w tym samym czasie. Ponieważ rejestracja czasu pracy geoCapture działa w 100% w cloud, możesz bez problemu wprowadzać i usuwać stemplowanie w dowolnym miejscu na świecie.